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Job Details: Manager, Finance

Full details of the job.

    
Manager, Finance
Full Time (Fixed Term)
Conakry, Guinea
Global Operations
Grants and Project Management
ChildFund
Job Description

Titre: Responsable Finances/Comptabilité ( Finance Manager)                                                 
Div/Dept: Programme                           
Location: Conakry                                   
Superviseur:  Coordinateur de Projet

Resume
Sous la supervision la supervision de la Directrice Financière de ChildFund Guinea et du Coordonnateur de Projet de lutte contre le Paludisme et de renforcement du système de santé-NMF3, le/la Responsable Finances/Comptabilité du projet aura pour mission de s’assurer de l’existence d’un système de contrôle interne robuste, de l’assurance qualité des rapports financiers et des justificatifs, de la préparation et la conduire des audites des partenaires et ChildFund sur le projet, de la soumission des demandes de décaissement et des rapports de qualités à temps, de l’analyse avec l’équipe de projet de l’état de mise en œuvre du projet et de lever les recommandations issues des lettres de gestion de CRS.

Tâches clés :
 
    1. Planification des activités :
  • Faciliter et coordonner les démarches de planification des actions comptables ;
  • Analyser et assurer des prévisions réalistes et réalisables des budgets du projet et de la contribution de ChildFund ;
  • Coordonner les aspects de contrôle en ce qui concerne les rapports périodiques (mensuels, trimestriels, et annuels) de ChildFund;
  • Réviser et consolider la planification des dépenses du Projet;
  • Réviser les prévisions du cashflow ;
  • Analyser la situation financière du Projet et partager avec le management ;
  • Participer activement aux différentes activités de clôture comptable mensuelle et annuelle ;
  • Se rassurer que toutes les opérations comptables du bureau de coordination soient saisies dans le CEDAR et dans les délais ;
  • Procéder à la saisie de toutes les opérations comptables du projet au bureau pays et dans les délais ;
  • Suivre régulièrement les comptes bancaires ouvert dans le cadre du projet ;
  • Participer aux visites de supervision trimestrielles et en fonction des besoins de contrôle financier ;
 
    1. Comptabilité et Trésorerie :
  • S’assurer de la précision des lignes budgétaires utilisées ;
  • Réviser les réquisitions pour s’assurer de la disponibilité budgétaire ;
  • Réviser les demandes d’avances faites par aux comptes du projet ;
  • Réviser les liquidations des avances reçues ;
  • S’assurer de la conformité avec la législation locale par rapport aux aspects financiers ;
  • Réviser les budgets du projet ;
  • Faire la mise à jour du budget afin de s’assurer de la disponibilité des fonds avant d’engager les projets et dépenses ;
  • Vérifier la procédure d’enregistrement des engagements et s’assurer qu’ils sont pris en compte à chaque fin du mois et selon les procédures de ChildFund ;
  • Produire les réconciliations bancaires géré par le bureau pays dans les délais prévus et les archivées
  • S’assurer que les réconciliations bancaires et Orange Money géré par le bureau de coordination sont produites dans les délais prévus et archivées ;
  • Mettre à jour le plan opérationnel en coordination avec le chef du projet ;
  • S’assurer que toutes les avances faites aux partenaires, personnel, communautés et entités gouvernementales sont liquidées dans les délais requis et conformément à la procédure de ChildFund ;
  • S’assurer que les reliquats de fonds des avances sont reversés dans le compte bancaire et dans les délais prescrits ;
 
    1. Rapports et analyses financières :
  • S’assurer que les rapports financiers périodiques de l’équipe de coordination du projet sont produits et partager ;
  • Préparer les rapports mensuels, trimestriels et annuels du bailleur ;
  • S’assurer que les données des rapports financiers sont conformes à celles dans le livre des dépenses issues de CEDAR.
 
    1. Contrôles internes financier :
 
  • S’assurer que les démarches, procédures et systèmes pour le contrôle financier sont en place et sont respectés par tous les partenaires ;
  • Surveiller et fournir des conseils à la coordination du projet pour minimiser les risques résultant du mauvais contrôles internes ;
  • Organiser les séances de suivi mensuel des dépenses du ChildFund ;
  • Faire le suivi de la mise en œuvre des actions et recommandations retenues lors des missions de contrôles financiers des partenaires ;
  • Faire l’analyse et le suivi des recommandations émanant des audits et faire le compte-rendu des progrès en ce sens ;
  • Réviser la liste d’inventaire pour s’assurer de sa précision et complétude ;
  • S’assurer que la petite caisse est gérée selon la procédure de ChildFund ;
  • Faire la situation des avances précédentes avant d’engager des nouvelles ;
  • S’assurer que les dossiers de projets et tout autre document comptable sont gardés en des lieux surs ou acheminés là ou de droit ;
  • S’assurer que les dossiers de projets contiennent une documentation complète et appropriée ;
  • Assurer les paiements par chèques, électronique et Orange Money sont faites dans les délais et selon les procédures de ChildFund ;
  • Faire les formations nécessaires en contrôle interne financier auprès du personnel du ChildFund ;
  • Préparer et soumettre mensuellement au Comptable National avec copie au SA, le niveau des engagements ;
  • S’assurer que tous les décaissements respectent les procédures internes de l’organisation ;
  • Préparer et partager la situation mensuelle des avances avec le chef de projet.
 
    1. Analyse des dépenses :
  • Réaliser les analyses des dépenses avec une orientation d’efficacité des couts opérationnels ;
  • Partager et disséminer les meilleures pratiques parmi le personnel financier du projet.
 
    1. Autres Responsabilités
  • Préparer l'Audit Action List après chaque audit;
  • Apporter un appui technique et effectuer le coaching de l’équipe des comptables du projet ;
  • Identifier les faiblesses dans le système de gestion dans les zones d'intervention du projet et ChildFund et tenir le Comptable Pays et Chef de projet informé ;
  • S’assurer de la fonctionnalité, de la coordination et de l’intégration des activités du projet avec les autres départements ;
  • Apporter un appui aux autres projets ainsi qu’au département Finance via un partage des bonnes pratiques de gestion ;
  • Contribuer à la formation du staff du projet, des communautés et autres partenaires sur les procédures de gestion de ChildFund Guinee ;
  • Effectuer toutes autres tâches rentrant dans le cadre de ses compétences et à lui confiée par son supérieur hiérarchique.
  • Connaissances, compétences et comportements requis
  • Etre titulaire d’un BAC + 4 en Comptabilité, Finance, Audit, Contrôle de Gestion ;
  • Avoir au minimum (5) cinq ans d’expérience dans une position similaire au sein d’une entreprise ou ONG similaire à ChildFund ;
  • Parfaite maitrise de la gestion des budgets et des comptes ;
  • Expérience et connaissance de la comptabilité et la gestion des fonds de subvention, les règlements et les procédures serait un atout;
  • Bonne connaissance du monde des ONG ;
  • Expérience et connaissances sur les procédures et les contrôles financiers internes ;
  • Maîtrise des principes, méthodes et gestion des budgets ;
  • Maîtrise de l’analyse des budgets des logiciels de gestion comptable ;
  • Maîtrise de la langue française ;
  • Capacité de travailler en anglais est un atout ;
  • Avoir une expérience dans la gestion des subventions du Fonds mondial ou des subventions similaires.

Compétences
  • Compétences en résolution de problèmes ;
  • Grande capacité à travailler en équipe et d’adaptation ;
  • De solides aptitudes à utiliser les logiciels de gestion financière, de traitement de texte et les tableurs, de préférence dans un environnement Windows,
  • Parfaite maitrise de l’outil informatique (MS Office) ;
  • Bonnes compétences en communication orales et écrites ;
  • Capacité à travailler sous pression et avec des délais serrés ;
  • Capacité à former le personnel de terrain sur la gestion financière des subventions ;
  • Maitrise de l’outil informatique (base de données, logiciel comptable) ;
  • Grande capacité rédactionnelle ;
  • Entreprenant et novateur ;
  • Avoir une grande capacité d’analyse et de synthèse.

Comportements
  • De bonnes compétences interpersonnelles ;
  • Donnant le but et la direction ;
  • Excellentes qualités en communication écrite et orale ;
  • Empathie et flexibilité conceptuelle ;
  • Acquiert, développe et conserve la crédibilité sur sa performance ;
  • Apprentissage et de perfectionnement personnel ;
  • Être engagés au bien-être des enfants et adhère à la vision et la mission du ChildFund Guinee, inclus l'engagement envers l'égalité des sexes ;
  • Être d’une très bonne moralité ;
  • Organisation, honnêteté, fiabilité, discrétion ;
Communication et relations de travail
InterneNiveau de contact
Responsable financier du projet paluÉlevé
Coordinateur régional du bureau de MamouÉlevé
Le staff d’équipe Finances de ChildFund pour la réalisation des activités quotidiennesÉlevé

 
    
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